Privacyverklaring

1 Verantwoordelijke en contact

Tamer Mediation & Advies V.O.F., handelend als Miras & More International, is verantwoordelijk voor de hier beschreven verwerking van persoonsgegevens binnen haar eigen dienstverlening. KVK 17219008; Derde Hambaken 11, 5231 SE ’s-Hertogenbosch; info@mirasandmore.com; +31 6 4811 4495.

Deze verklaring betreft klanten, potentiële klanten, erfgenamen, mediationdeelnemers, vertegenwoordigers, andere dossierbetrokkenen en websitebezoekers. Een advocaat, notaris, bank, overheid of zelfstandig uitvoerende partner kan voor zijn eigen verwerking zelf verantwoordelijk zijn. Die partij verstrekt dan eigen privacyinformatie.

2 Welke gegevens en uit welke bronnen

Afhankelijk van uw vraag verwerken wij naam, contactgegevens, taalvoorkeur, woonland, correspondentie, opdracht- en betaalgegevens. Bij een dossier kunnen familieverhoudingen, vertegenwoordigingsbevoegdheid, relevante identiteitsgegevens, eigendoms- en financiële gegevens, erfstukken, testamentinformatie en processtukken nodig zijn.

Wij ontvangen gegevens van u, andere gerechtigde dossierbetrokkenen en, waar rechtmatig en nodig, vertegenwoordigers, bevoegde registers, instanties en professionals. Bij gegevens die wij niet van u ontvangen, informeren wij u volgens de toepasselijke wettelijke termijnen en uitzonderingen, in beginsel uiterlijk binnen een maand en eerder als wij contact met u opnemen of gegevens verder verstrekken.

Een kopie van een volledig identiteitsbewijs is niet standaard nodig. Wij beoordelen per doel welke gegevens noodzakelijk zijn en welke nummers moeten worden afgeschermd. Een BSN of Turks identificatienummer wordt niet zonder passende wettelijke grond en noodzaak verwerkt.

Wij leggen uit welke gegevens voor de opdracht of een wettelijke verplichting nodig zijn. Zonder die gegevens kan het zijn dat wij een handeling niet kunnen uitvoeren of de opdracht niet kunnen aannemen. Gegevens voor optionele doeleinden, zoals marketing, zijn niet verplicht; weigering daarvan heeft geen gevolgen voor de uitvoering van uw opdracht.

Dossiers kunnen gevoelige informatie bevatten. Wij vragen niet om gezondheidsgegevens, godsdienst, strafrechtelijke gegevens of andere bijzondere gegevens tenzij dat voor een concreet doel noodzakelijk en wettelijk toegestaan is. Voor bijzondere gegevens is naast een gewone grondslag ook een toepasselijke uitzondering nodig. Een algemene toestemming van één familielid volstaat niet voor alle betrokkenen.

3 Doelen en rechtsgronden

Aanvragen en opdrachten: wij gebruiken noodzakelijke gegevens van de klant om op diens verzoek een aanbod te doen en de overeenkomst uit te voeren. Dit berust op artikel 6 lid 1 onder b AVG. Die grondslag geldt niet automatisch voor andere erfgenamen of wederpartijen die geen contractspartij zijn.

Dossiercontact en gegevens van andere betrokkenen: waar nodig beoordelen wij een gerechtvaardigd belang, zoals zorgvuldige dossierafhandeling of het vaststellen en verdedigen van rechten. Wij wegen noodzaak en uw belangen af en gebruiken niet méér gegevens dan nodig. De grondslag is artikel 6 lid 1 onder f AVG; u kunt hiertegen bezwaar maken.

Administratie en wettelijke verplichtingen: noodzakelijke administratie wordt verwerkt op grond van artikel 6 lid 1 onder c AVG. Als cliëntenonderzoek, sanctiecontrole of een meldplicht op onze werkzaamheden van toepassing is, verwerken wij de vereiste gegevens voor die verplichting.

Beveiliging en klachten: voor beveiliging, het voorkomen van misbruik en de behandeling van klachten kunnen gerechtvaardigde belangen gelden. Een wettelijke verplichting geldt wanneer de wet die oplegt. Voor rechtsvorderingen bewaren wij alleen noodzakelijke bewijsstukken.

Toestemming: wanneer een verwerking op toestemming berust, vragen wij die afzonderlijk, specifiek en begrijpelijk. U kunt deze intrekken zonder dat eerder rechtmatig gebruik daardoor onrechtmatig wordt. Nieuwsbrieven en publicatie van klantverhalen of foto’s worden niet stilzwijgend onderdeel van uw opdracht. Wij nemen u niet automatisch op in een marketinglijst.

Waar het om bijzondere gegevens gaat, bepalen wij daarnaast de toepasselijke grond van artikel 9 AVG, bijvoorbeeld noodzakelijkheid voor een rechtsvordering of, wanneer werkelijk vrij gegeven, uitdrukkelijke toestemming. Voor strafrechtelijke gegevens gelden afzonderlijke wettelijke beperkingen. Zonder toereikende grond verwerken wij deze gegevens niet.

4 Wie gegevens ontvangt

Alleen personen die gegevens voor hun taak nodig hebben krijgen toegang. Dit kunnen bevoegde medewerkers, ingeschakelde dienstverleners voor hosting, e-mail en beveiligde opslag, en vooraf betrokken partners of professionals zijn. De opdracht en uw zaak bepalen welke ontvangers daadwerkelijk nodig zijn.

Wij delen noodzakelijke dossierinformatie met bijvoorbeeld een bevoegde advocaat, notaris, fiscalist, architect, taxateur, uitvoerende vastgoedpartner, bank, gemeente, belastingdienst of tapudienst. Niet iedere netwerkpartner krijgt toegang. De opdrachtbevestiging vermeldt de relevante partijen, rol en landen.

Met partijen die uitsluitend in onze opdracht persoonsgegevens verwerken sluiten wij passende verwerkersafspraken. Voor zelfstandig verantwoordelijke partners beoordelen wij de rechtsgrond en maken wij waar nodig afspraken over veilig en beperkt delen. Een commerciële aanduiding als “partner” bepaalt hun privacyrol niet.

In mediation krijgt een opdrachtgever, werkgever, school of betalende derde niet automatisch de inhoud van gesprekken. Wat uit een afzonderlijk gesprek gedeeld mag worden, wordt vooraf afgestemd, behoudens wettelijke uitzonderingen. Ook bij meerdere erfgenamen schermen wij informatie af waarvoor niet iedereen gerechtigd is.

5 Internationale gegevensuitwisseling

Onze werkzaamheden kunnen gegevensuitwisseling met Turkije meebrengen. Turkije ligt buiten de Europese Economische Ruimte. Wij beoordelen vóór doorgifte of aan de AVG-voorwaarden is voldaan. Dit geldt ook wanneer iemand vanuit Turkije op afstand toegang krijgt tot een Europees opgeslagen dossier.

Bij doorgifte zonder adequaatheidsbesluit zijn in beginsel passende waarborgen nodig, bijvoorbeeld toepasselijke Europese standaardcontractbepalingen, met een beoordeling van lokale risico’s en zo nodig aanvullende beveiligingsmaatregelen. U kunt bij ons informatie over de gebruikte waarborg en een kopie daarvan opvragen; vertrouwelijke gegevens kunnen worden afgeschermd.

Uitzonderingen voor een noodzakelijke incidentele doorgifte beoordelen wij afzonderlijk. Algemene instemming met onze voorwaarden is geen algemene vrijstelling voor structurele doorgifte. Voor verstrekking aan buitenlandse overheden beoordelen wij ook de specifieke grond en noodzaak. Waar Turkse wetgeving op uitgaande gegevens van toepassing is, moet ook aan die regels worden voldaan.

6 Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren gegevens zolang dat nodig is voor de beschreven doelen of een wettelijke verplichting. Bij het bepalen van de termijn kijken wij naar de duur van de opdracht, noodzakelijke verantwoording, toepasselijke verjaringstermijnen en eventuele geschillen.

Bij een aanvraag zonder opdracht bewaren wij alleen wat nog nodig is om uw vraag af te handelen en gemaakte afspraken te verantwoorden. Na afloop van een opdracht beperken wij het dossier tot noodzakelijke afspraken, toestemmingen, relevante adviezen en bewijsstukken. Niet ieder dossierstuk hoeft even lang bewaard te worden.

Werknotities, dubbele documenten en identiteitskopieën die niet langer nodig zijn, komen niet in aanmerking voor verdere bewaring. Voor een lopend geschil of onderzoek bewaren wij alleen de gegevens die daarvoor nodig zijn. U kunt voor uw dossier vragen welke termijn of criteria van toepassing zijn.

Voor fiscale administratie geldt doorgaans een wettelijke bewaartermijn van zeven jaar; bepaalde btw-administratie over onroerende zaken wordt tien jaar bewaard. Deze termijnen gelden niet automatisch voor het volledige cliëntdossier.

7 Dossiers en aanlevering

Klantdossiers bewaren wij in lokale mappen. Voor zakelijke e-mail en websitehosting gebruiken wij Cloud86. Een online cliëntportaal is momenteel geen onderdeel van onze dienstverlening. Voor het aanleveren van vertrouwelijke stukken spreken wij vooraf een passende werkwijze met u af.

Een cliëntportaal is pas onderdeel van onze dienstverlening wanneer dit uitdrukkelijk is ingericht en afgesproken. Wij gebruiken geen openbare links voor vertrouwelijke dossiers. De rechten per cliënt, erfgenaam, mediationdeelnemer en partner worden afzonderlijk vastgelegd. Downloaden, doorsturen en intrekken van toegang vragen daarbij aparte aandacht.

Gebruik voor een eerste contact alleen een korte omschrijving. Stuur nog geen identiteitsbewijzen of complete vertrouwelijke dossiers voordat wij de geschikte aanleverwijze hebben afgesproken. Meld een vermoedelijk verkeerd geadresseerd bericht of onbevoegde toegang direct via ons contactadres.

Wij gebruiken dossierstukken niet voor training van publieke AI-diensten. Eventueel toekomstig gebruik van een AI-hulpmiddel vereist vooraf een afzonderlijke beoordeling van noodzaak, contract, gegevensgebruik en beveiliging. Wij nemen geen besluiten met juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen uitsluitend geautomatiseerd.

8 Uw rechten en klachten

U kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering of beperking van gebruik en, waar van toepassing, overdraagbaarheid van gegevens. U kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigde belangen en altijd tegen direct marketing. Deze rechten zijn niet onbeperkt; rechten van anderen en wettelijke bewaarplichten kunnen een beperking rechtvaardigen.

Stuur uw verzoek naar info@mirasandmore.com. Wij controleren uw identiteit op een evenredige manier, zonder standaard een volledige identiteitskopie te vragen. In beginsel reageren wij binnen een maand. Bij een wettelijke verlenging informeren wij u binnen die eerste maand over reden en termijn.

U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl of, waar toepasselijk, de toezichthouder van uw woon- of werkland of de plaats van de gestelde inbreuk. U hoeft niet eerst onze klachtenprocedure af te ronden. Bij toepasselijkheid van de Turkse KVKK bestaan daarnaast de daar geregelde aanvraag- en klachtmogelijkheden.

9 Website en cookies

De website gebruikt geen advertentiepixels, bezoekersanalyse of ingesloten sociale-mediawidgets. De taalkeuze werkt met gewone paginalinks. Voor deze functies plaatsen wij geen trackingcookies.

Bij het opvragen van een pagina kan Cloud86 technische gegevens verwerken, zoals IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina en foutmeldingen, voor het leveren en beveiligen van de website. De bewaartermijn wordt bepaald door de noodzakelijke operationele en beveiligingsdoelen en toepasselijke hostinginstellingen. U kunt hierover informatie opvragen via ons contactadres.

Links naar partners en WhatsApp openen een andere dienst. Alleen het bezoeken van onze pagina laadt geen WhatsApp-widget. Klikt u door, dan gelden ook de privacyregels van die dienst.

WhatsApp en eerste contact

U kunt 06 4811 4495 gebruiken voor zakelijk WhatsApp-contact, bijvoorbeeld voor een kennismaking of afspraak. Daarbij verwerken wij uw telefoonnummer, profielgegevens voor zover zichtbaar en de inhoud die u deelt. WhatsApp verwerkt gegevens volgens zijn eigen privacyvoorwaarden; internationale verwerking kan daarbij een rol spelen. Stuur via WhatsApp geen identiteitsbewijzen, bankgegevens of complete vertrouwelijke dossiers. Relevante afspraken kunnen in uw dossier worden vastgelegd.

10 Wijzigingen en rechtsvorm

Wij actualiseren deze verklaring bij relevante veranderingen. De datum bovenaan geeft de versie aan. Een materiële wijziging in doeleinden, ontvangers of verantwoordelijke communiceren wij passend; een nieuwe verwerking op toestemming vraagt zo nodig nieuwe toestemming.

Bij een toekomstige overgang naar een BV informeren wij u over de nieuwe verantwoordelijke en de gegevensoverdracht. De huidige verantwoordelijke is de VOF, niet een nog op te richten BV.