Gizlilik bildirimi

1 Veri sorumlusu ve iletişim

Burada açıklanan kendi hizmetlerine ilişkin işlemenin sorumlusu, Miras & More International unvanıyla çalışan Tamer Mediation & Advies V.O.F.’tur. KVK 17219008; Derde Hambaken 11, 5231 SE ’s-Hertogenbosch, Hollanda; info@mirasandmore.com; +31 6 4811 4495.

Bildirim müşterileri, başvuranları, mirasçıları, görüşme katılımcılarını, temsilcileri, dosyadaki diğer kişileri ve site ziyaretçilerini kapsar. Bağımsız avukat, noter, banka, kamu kurumu veya uygulayıcı kendi işlemesi için ayrı veri sorumlusu olabilir ve kendi aydınlatmasını yapar.

2 Veriler ve kaynakları

Konuya göre ad, iletişim, dil tercihi, ikamet ülkesi, yazışma, sözleşme ve ödeme bilgileri işlenir. Dosyada aile ilişkileri, temsil yetkisi, gerekli kimlik bilgileri, malvarlığı ve mali bilgiler, miras belgeleri, vasiyet bilgileri ve işlem evrakı gerekebilir.

Veriler sizden, yetkili diğer kişilerden ve hukuka uygun ve gerekli olduğunda temsilcilerden, yetkili sicillerden, kurumlardan ve uzmanlardan gelir. Dolaylı edinilen veriler için yasal süre ve istisnalara uygun bilgilendirme yapılır; kural olarak en geç bir ay içinde, iletişim veya aktarım daha önceyse o aşamada.

Tam kimlik fotokopisi rutin olarak gerekli değildir. Gerekli alanları ve kapatılacak numaraları değerlendiririz. Hollanda BSN veya Türk kimlik numarası uygun hukuki sebep ve gereklilik olmadan işlenmez.

Sözleşme veya kanun için hangi bilgilerin gerektiğini açıklarız. Bunlar olmadan işi kabul etmek veya belirli işlemi yapmak mümkün olmayabilir. Pazarlama gibi isteğe bağlı amaçlar için bilgi vermemek hizmeti etkilemez.

Dosyalarda hassas bilgiler bulunabilir. Sağlık, din, ceza veya başka özel nitelikli veriler ancak somut amaç için gerekli ve hukuka uygunsa istenir. Özel nitelikli veride olağan hukuki sebebe ek koşul gerekir. Bir aile üyesinin genel rızası herkesin verisini kapsamaz.

3 Amaçlar ve hukuki sebepler

Başvuru ve sözleşme: müşterinin talebiyle teklif ve sözleşme ifası için gerekli veriler GDPR madde 6(1)(b) kapsamında işlenir. Bu sebep sözleşmeye taraf olmayan mirasçı ve karşı tarafları otomatik kapsamaz.

Dosya iletişimi ve diğer kişiler: gerektiğinde özenli dosya yönetimi veya hakların korunması için meşru menfaat değerlendirilir. Gereklilik ve kişinin menfaatleri tartılır, veri asgari tutulur. Madde 6(1)(f) uygulanır; itiraz edebilirsiniz.

Kayıt ve yasal görevler: gerekli kayıtlar madde 6(1)(c) uyarınca işlenir. Müşteri incelemesi, yaptırım kontrolü veya bildirim yükümlülüğü faaliyetimize uygulanıyorsa gereken veriler bu amaçla kullanılır.

Güvenlik ve şikâyet: güvenlik, kötüye kullanımı önleme ve şikâyet incelemesinde meşru menfaat; kanun yükümlülük getiriyorsa yasal sebep kullanılır. Hukuki talepler için yalnızca gerekli delil tutulur.

Rıza gereken durumda rıza ayrı, belirli ve anlaşılır biçimde istenir. Geri alma, önceki hukuka uygun işlemleri geçersiz kılmaz. Bülten, müşteri hikâyesi veya fotoğraf yayımı hizmete kendiliğinden dahil değildir. Otomatik pazarlama listesine alınmazsınız.

Özel nitelikli verilerde ayrıca GDPR madde 9 koşulu belirlenir; örneğin hukuki talep için gereklilik veya gerçekten serbest verilmiş açık rıza. Ceza verilerine ayrı sınırlamalar uygulanır. Yeterli sebep yoksa işlem yapılmaz.

4 Alıcılar

Yalnızca görevi için ihtiyaç duyan kişiler erişir: yetkili çalışanlar, hosting/e-posta/güvenli depolama sağlayıcıları ve dosyaya uygun biçimde dahil edilen taraflar. Her dosyanın ihtiyacı ayrı belirlenir.

Gerekli bilgi yetkili avukat, noter, mali uzman, mimar, değerleme uzmanı, emlak uygulayıcısı, banka, belediye, vergi veya tapu dairesiyle paylaşılabilir. Her iş ortağı dosyaya erişmez. İlgili taraf, rol ve ülkeler iş kabul belgesinde gösterilir.

Yalnızca talimatımızla işleyenlerle uygun veri işleme sözleşmesi yapılır. Bağımsız veri sorumlularına aktarımda hukuki sebep ve gerektiğinde güvenli, sınırlı paylaşım anlaşması değerlendirilir. “İş ortağı” tanımı veri rolünü belirlemez.

İşi isteyen veya ödeyen kişi, işveren ya da okul görüşmelerin içeriğine otomatik erişmez. Özel görüşmeden ne paylaşılacağı yasal istisnalar saklı kalmak üzere önceden belirlenir. Miras dosyasında da herkesin yetkili olmadığı bilgiler ayrılır.

5 Uluslararası veri aktarımı

Hizmetlerimiz Türkiye ile bilgi alışverişi gerektirebilir. Türkiye Avrupa Ekonomik Alanı dışındadır. Aktarımdan önce GDPR şartları değerlendirilir; Türkiye’den Avrupa’da tutulan dosyaya uzaktan erişim de buna dahildir.

Yeterlilik kararı bulunmayan aktarımda kural olarak uygun güvenceler gerekir. İlgili AB standart sözleşme hükümleri, yerel risk incelemesi ve gerektiğinde ek güvenlik önlemleri kullanılabilir. Güvenceler hakkında bilgi ve gerektiğinde gizli kısımları kapatılmış kopya isteyebilirsiniz.

Arızi ve gerekli aktarım istisnaları ayrı değerlendirilir. Koşullarımızı kabul etmek düzenli aktarım için genel muafiyet değildir. Yabancı kamu kurumuna vermede özel dayanak ve gereklilik de incelenir. Türkiye’den çıkışta uygulanıyorsa Türk aktarım kuralları ayrıca sağlanır.

6 Veriler ne kadar süre saklanır?

Veriler, açıklanan amaçlar veya yasal yükümlülük için gerekli olduğu sürece saklanır. Süreyi belirlerken işin devam süresini, hesap verme ihtiyacını, geçerli zamanaşımı sürelerini ve olası uyuşmazlıkları dikkate alırız.

Hizmete dönüşmeyen başvurularda yalnızca soruyu yanıtlamak ve yapılan anlaşmaları belgelemek için gerekli bilgiler tutulur. İş tamamlandıktan sonra dosya; gerekli anlaşmalar, onaylar, ilgili görüşler ve kanıtlarla sınırlandırılır. Her belgenin aynı süreyle saklanması gerekmez.

Artık ihtiyaç duyulmayan çalışma notları, tekrar belgeler ve kimlik kopyaları saklanmaya devam edilmez. Süren bir uyuşmazlık veya incelemede yalnızca o amaç için gerekli veriler tutulur. Dosyanıza uygulanan süreyi veya ölçütleri bize sorabilirsiniz.

Vergi kayıtları için yasal süre genellikle yedi yıldır; gayrimenkule ilişkin bazı KDV kayıtları on yıl saklanır. Bu süreler müşteri dosyasının tamamına kendiliğinden uygulanmaz.

7 Dosyalar ve belge gönderimi

Müşteri dosyalarını yerel klasörlerde saklıyoruz. İş e-postası ve web sitesi barındırma hizmeti için Cloud86 kullanıyoruz. Şu anda hizmetimize dâhil bir çevrim içi müşteri portalı bulunmuyor. Gizli belgelerinizi göndermeden önce sizinle uygun bir iletim yöntemi belirliyoruz.

Müşteri portalı ancak açıkça kararlaştırılıp kurulduğunda hizmete dahildir. Gizli dosyalar herkese açık bağlantılarla paylaşılmaz. Müşteri, mirasçı, katılımcı ve iş ortağı yetkileri; indirme, iletme ve erişimi kaldırma dahil ayrı tanımlanır.

İlk iletişimde yalnızca kısa bir açıklama gönderin. Uygun yöntem belirlenmeden kimlik veya tüm gizli dosyayı göndermeyin. Yanlış alıcıya gönderim veya izinsiz erişim şüphesini iletişim adresimize hemen bildirin.

Dosya belgelerini kamuya açık yapay zekâ hizmetlerinin eğitiminde kullanmayız. Gelecekte yapay zekâ kullanımı önceden gereklilik, sözleşme, veri kullanımı ve güvenlik değerlendirmesi ister. Hukuki veya benzer önemli etkili kararları yalnızca otomatik işlemle vermeyiz.

8 Haklar ve şikâyet

Erişim, düzeltme, silme, işlemeyi sınırlama ve şartları varsa veri taşınabilirliği talep edebilirsiniz. Meşru menfaate dayalı işleme itiraz; doğrudan pazarlamaya her durumda itiraz mümkündür. Başkalarının hakları ve yasal saklama bu hakları sınırlayabilir.

Talebi info@mirasandmore.com adresine iletin. Kimlik kontrolü orantılıdır; rutin tam kimlik kopyası istenmez. Kural olarak bir ayda yanıt verilir. Yasal uzatma gerekiyorsa ilk ay içinde gerekçe ve süre bildirilir.

Hollanda Autoriteit Persoonsgegevens kurumuna, autoriteitpersoonsgegevens.nl üzerinden veya uygulanıyorsa ikamet, çalışma ya da ihlal yerindeki denetim kurumuna başvurabilirsiniz. Önce bizim şikâyet sürecimizi bitirmek gerekmez. Türk KVKK uygulanıyorsa ilgili başvuru ve şikâyet hakları da saklıdır.

9 Site ve çerezler

Sitede reklam pikselleri, ziyaretçi analiz araçları veya gömülü sosyal medya bileşenleri kullanılmaz. Dil seçimi normal sayfa bağlantılarıyla çalışır. Bu işlevler için takip çerezi yerleştirmeyiz.

Bir sayfa açıldığında Cloud86, sitenin çalışması ve güvenliği için IP adresi, zaman, istenen sayfa ve hata bilgileri gibi teknik verileri işleyebilir. Saklama süresi, gerekli işletim ve güvenlik amaçları ile geçerli barındırma ayarlarına bağlıdır. Ayrıntıları iletişim adresimizden sorabilirsiniz.

İş ortaklarına ve WhatsApp’a verilen bağlantılar başka bir hizmeti açar. Sayfamızı ziyaret etmeniz tek başına bir WhatsApp bileşeni yüklemez. Bağlantıya tıklarsanız ilgili hizmetin gizlilik kuralları da geçerli olur.

WhatsApp ve ilk iletişim

+31 6 4811 4495 numarasından tanışma görüşmesi veya randevu gibi iş amaçlı konularda WhatsApp üzerinden bize ulaşabilirsiniz. Telefon numaranızı, görünür profil bilgilerinizi ve paylaştığınız içeriği işleriz. WhatsApp kendi gizlilik koşullarına göre veri işler; bu süreçte uluslararası veri işleme söz konusu olabilir. WhatsApp üzerinden kimlik belgesi, banka bilgisi veya gizli dosyanızın tamamını göndermeyin. Önemli anlaşmalar dosyanıza kaydedilebilir.

10 Değişiklikler ve hukuki yapı

Önemli değişiklikte bildirim güncellenir; tarih üsttedir. Amaç, alıcı veya sorumludaki esaslı değişiklik uygun biçimde duyurulur. Rızaya dayalı yeni işlem için gerektiğinde yeniden rıza alınır.

BV’ye geçişte yeni veri sorumlusu ve aktarım açıklanır. Şu anki sorumlu VOF’tur; henüz kurulmamış BV değildir.